04.10.
2022

10 powodów, dla których warto wybrać Microsoft Dynamics 365 Business Central

System ERP - czym jest i do czego może się przydać?

Zadaniem systemu ERP, zgodnie z jego oryginalną definicją – Enterprise Resource Planning, jest planowanie i zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. Pod tym skrótem kryje się tak naprawdę ogromny zakres funkcjonalny takich systemów, których celem jest dostarczenie niezbędnych narzędzi pozwalających firmom z różnych branż planować i zarządzać szeroko rozumianymi zasobami. Zasoby te to tak naprawdę wszystkie aktywa przedsiębiorstwa, które w codziennym jego funkcjonowaniu wykorzystywane są w celu realizacji zarówno podstawowej działalności, jak i wszystkich działań pomocniczych niezbędnych do osiągania założonych celów. Patrząc z tej perspektywy kluczowym aspektem systemów ERP jest pełna integracja oraz integralność wszystkich procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Systemy te często określane są jako zintegrowane systemy informatyczne i działają w oparciu o jedną relacyjną bazę danych, zapewniającą pełną spójność oraz integralność danych. Systemy ERP zbudowane w oparciu o taką koncepcję działania dominują obecnie na rynku rozwiązań informatycznych wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem. Również w Polsce, w ostatnich latach, zauważalne jest dość silne zwiększenie zainteresowania przedsiębiorstw takimi kompleksowymi rozwiązaniami. Poprawnie wdrożony system ERP we wszystkich obszarach działalności firmy pozwala na istotne zwiększenie sprawności działania całej organizacji, poprawę efektywności wykorzystania zasobów oraz usystematyzowanie i uporządkowanie procesów biznesowych, co przekłada się na szereg wymiernych korzyści biznesowych, m.in.:

poprawa strumienia przepływów pieniężnych,
zoptymalizowane zarządzanie sprzedażą, zakupami oraz magazynami.
skrócenie czasu realizacji zamówień i zmniejszenie opóźnień w realizacji projektów,
zwiększenie wydajności i jakości produkcji przez optymalizację procesów produkcyjnych,
minimalizacja kosztów działalności.

Skala korzyści płynących z wdrożenia systemu ERP zwykle zależna jest od bieżącej kondycji przedsiębiorstwa, zakresu funkcjonalnego wdrożonego oprogramowania oraz odpowiedniego zamodelowania procesów biznesowych, w odniesieniu do możliwości funkcjonalnych systemu. Biorąc pod uwagę powyższe istotnym czynnikiem warunkującym osiągnięcie określonych celów biznesowych jest zarówno właściwe zdefiniowanie celów wdrożenia, jak i dobór odpowiedniego oprogramowania ERP oraz partnera wdrożeniowego. Obecnie na rynku polskim dostępnych jest wiele systemów informatycznych określanych mianem systemu ERP. Wśród nich można znaleźć zarówno małe „pudełkowe” systemy informatyczne, jak i klasyczne systemy ERP oferowane przez lokalnych producentów oraz globalne rozwiązania ERP dostarczane przez światowych liderów w tej dziedzinie. Jednym z takich globalnych systemów dostępnych w Polsce od kilkudziesięciu lat jest Microsoft Dynamics 365 Bussines Central, którego zalety postaram się przybliżyć w niniejszym artykule, przedstawiając 10 powodów, dla których warto wybrać to oprogramowanie ERP.

Dlaczego warto wybrać Microsoft Dynamics 365 Business Central?

System MS Dynamics 365 Bussines Central jest z jednej strony stosunkowo młodym rozwiązaniem klasy ERP (pod tą nazwą funkcjonuje na rynku zaledwie od kilku lat) a z drugiej w pełni dojrzałym i sprawdzonym rozwiązaniem budowanym od ponad 30 lat. Tak, to nie jest pomyłka. System MS Dynamics 365 Bussines Central w poprzednim wcieleniu znany był pod nazwą MS Dynamics NAV, a jeszcze wcześniej jako Navision Attain. Od samego początku istnienia system był intensywnie rozwijany i przeszedł kilka transformacji technologicznych, by dzisiaj, w swojej najnowszej odsłonie, być topowym oprogramowaniem ERP. Został stworzony z wykorzystaniem nowoczesnych języków programowania, działa z poziomu przeglądarki internetowej i funkcjonuje w stu procentach w oparciu o technologię webserwisów. Wszystko to sprawia, że system MS Dynamics 365 Bussines Central jest rozwiązaniem, które w dzisiejszych czasach może być odpowiedzią na potrzeby wielu przedsiębiorstw poszukujących sprawdzonych i nowoczesnych rozwiązań klasy ERP, co postaram się wykazać przedstawiając 10 powodów, dla których warto wybrać rozwiązanie MS Dynamics 365 Bussines Central jako system ERP dla przedsiębiorstw z różnych branż.

Powód #1. Bogata funkcjonalność systemu

Kilkadziesiąt lat implementacji i nieustannego rozwoju systemu MS Dynamics 365 Bussines Central skorelowanego z wymaganiami i oczekiwaniami kilkuset tysięcy przedsiębiorstw oraz ponad miliona użytkowników, praktycznie z całego globu, doprowadziły do powstania oprogramowania ERP gotowego by sprostać oczekiwaniom nawet najbardziej wymagających klientów. W ramach standardowej funkcjonalności systemu każdy klient otrzymuje zestaw zaawansowanych narzędzi, przygotowanych do wspierania działalności przedsiębiorstwa w takich obszarach, jak:

zarządzanie kontaktami (potencjalni klienci, osoby kontaktowe),
obsługa kampanii marketingowych (segmentacja klientów, akcje promocyjne, mailing),
planowanie sprzedaży (definiowanie celów sprzedaży, tworzenie lejków sprzedażowych),
ewidencja działań sprzedażowych (prospekty, szanse sprzedaży),
obsługa procesów sprzedaży (ofertowanie, zamówienia, fakturowanie),
zarządzanie cenami i rabatami sprzedaży (grupy cenowe, grupy rabatowe, ceny specjalne),
zarządzanie zapasami (szablony zapasów, rejestracja operacji magazynowych, wycena zapasów, raportowanie bieżących stanów magazynowych),
zarządzanie magazynami (definiowanie magazynów, obsługa przyjęć i wydań magazynowych, ewidencja przesunięć magazynowych),
zarządzanie powierzchnią magazynową (strefy, regały, miejsca składowania, jednostki składowania),
logistyka wewnątrzmagazynowa (pobrania, odłożenia, przeładunek),
projektowanie produktu (kartoteka produktu, bom, marszruta produkcyjna, kontrola jakości, narzędzia),
planowanie produkcji (planowanie i potwierdzanie zleceń produkcyjnych, dostępność zapasów, obciążenia gniazd i stanowisk produkcyjnych, eliminacja wąskich gardeł, kalendarze pracy, planowanie i ewidencja przestojów, produkcja na magazyn, produkcja na zamówienia),
zarządzanie produkcją (zwolnione zlecenia produkcyjne, ewidencja produkcji, kontrola realizacji zleceń produkcyjnych, przyjęcie wyrobu gotowego, wycena produkcji, roboty w toku, techniczny koszt wytworzenia),
planowanie projektów (projekt, struktura zadań, plan realizacji projektu, planowanie zasobów, alokacja zadań, dostępność zasobów),
zarządzanie projektami (ewidencja prac wykonanych, rejestracja zużycia, kamienie milowe, rejestracja kosztów, rozliczenie robót w toku, koszt własny sprzedaży),
planowanie zapotrzebowania materiałowego (parametry planowania, minimalna i maksymalna ilość zamówienia, stan zapasów bezpieczeństwa, pętla MRP),
planowanie zakupów (dostawcy zapasu, leadtime – formuła cyklu realizacji, metody uzupełnień, zasady ponownego zamawiania, stała ilość zamówienia),
śledzenie zapasów (warianty zapasów, numery partii, numeru seryjne),
zarządzanie łańcuchem dostaw (zapytanie ofertowe, zamówienie, potwierdzenie zamówienia, dostawa, przyjęcie),
kompletacja w magazynie (kompletacja na magazyn, kompletacja na zamówienie),
ewidencja i planowanie zasobów (urządzenia, zasoby ludzkie, kalendarze pracy, absencje, plan pracy),
zarządzanie serwisem (przedmioty serwisu, kontakty i umowy serwisowe, zlecenia serwisowe, klasyfikacja usterek, typy napraw, naprawy gwarancyjne, alokacja zadań, dostępność zasobów),
księgowość przedsiębiorstw (księga główna, księgi pomocnicze, bilans, rachunek wyników, aktywa, pasywa, wynik finansowy),
zarządzanie finansami (kasy, konta bankowe, należności, zobowiązania, różnice kursowe, rachunek przepływów pieniężnych, badanie płynności finansowej),
bankowość elektroniczna (przelewy, wyciągi bankowe),
obsługa kasy gotówkowej (dokumenty i raporty kasowe),
rachunek kosztów (centra kosztów, obiekty kosztów, alokacja kosztów),
ewidencja rozrachunków (należności, zobowiązania, rozrachunki walutowe, windykacja, monity (wezwania do zapłaty), noty odsetkowe, należności sporne),
sprawozdawczość finansowa (bilans, rachunek zysków i strat, analiza wielowymiarowa, arkusze kont),
zarządzanie środkami trwałymi przedsiębiorstwa (ewidencja i klasyfikacja środków trwałych, umorzenie i amortyzacja środków trwałych, ubezpieczenie i konserwacja),
elektroniczny obieg i akceptacja dokumentów (przepływy pracy, osoby akceptujące, delegowanie zadań),
ewidencja i rozliczenie VAT (VAT należny, VAT naliczony, VAT odłożony, VAT nie do odliczenia, rozliczenie VAT),
Jednolity Plik Kontrolny – JPK (JPK_VAT, JPK_KR, JPK_MA, JPK_FA, JPK_WB, JPK_VDEK).

*Rysunek 1. Eksplorator funkcji biznesowych MS Dynamics 365 Bussines Central*

Zakres standardowych funkcjonalności systemu MS Dynamics 365 Bussines Central jest na tyle obszerny, że nie sposób go wyspecyfikować w formie prostej listy. Powyższe zestawienie stanowi jedynie wykaz kluczowych zagadnień i procesów obsługiwanych w ramach standardowej wersji systemu, które każda firma decydująca się na wdrożenia tego systemu ERP otrzymuje w pakiecie.

Powód #2. Obsługa wielu firm i transakcji międzyfirmowych

Kolejnym elementem, na który warto zwrócić uwagę jest obsługa wielu firm w ramach jednej instancji systemu (pojedynczej bazy danych), co jest istotną korzyścią dla firm zrzeszonych w ramach grup kapitałowych. Daje to możliwość obsługi procesów biznesowych tych przedsiębiorstw w oparciu o jeden system ERP, a co za tym idzie ujednolicenia modelu prowadzenia biznesu we wszystkich firmach wchodzących w skład grupy. Funkcjonalności oferowane w standardowej wersji systemu pozwalają na w pełni elektroniczną wymianę dokumentów w ramach transakcji międzyfirmowych. Dokument wystawiony przez jedną ze spółek jest przesyłany w formie elektronicznej do drugiej firmy, gdzie po zaakceptowaniu podlega dalszemu przetworzeniu w celu realizacji danej transakcji, co w pełni eliminuje konieczność ręcznego przetwarzania dokumentów wymienianych pomiędzy kooperującymi podmiotami. Moduł transakcji międzyfirmowych daje również możliwość wymiany dokumentów pomiędzy spółkami pracującymi na różnych instancjach systemu (wiele baz danych), wówczas przekazywanie dokumentów odbywa się z wykorzystaniem plików.

Powód #3. Globalne rozwiązanie

System MS Dynamics 365 Bussines Central jest rozwiązaniem globalnym, dostępnym praktycznie we wszystkich zakątach naszego globu, przez co przedsiębiorstwa posiadające swoje oddziały w wielu krajach również mogą korzystać z jednego oprogramowania ERP. Dzięki temu sposób prowadzenia działalności oraz ewidencji zdarzeń gospodarczych może być jednolity w każdej ze spółek, co w znacznym stopniu ułatwia globalne zarządzanie, kontrolę i raportowanie.

*Rysunek 2. Wybór języka interfejsu systemu MS Dynamics 365 Bussines Central*

Powód #4. Renomowany producent i rozbudowana sieć partnerów

Producentem systemu MS Dynamics 365 Bussines Central jest firma Microsoft, globalny lider w zakresie technologii informatycznych oferujący pełen wachlarz rozwiązań adresowanych dla biznesu, takich jak: systemy operacyjne (MS Windows), bazy danych (MS SQL), pakiet aplikacji biurowych (MS Office 365), systemy CRM i ERP (MS Dynamics), systemy analityki biznesowej (MS Power BI) i wiele innych. Microsoft jest również czołowym dostawcą usług chmury publicznej (MS Azure) oferującej dostęp do pełnej gamy rozwiązań informatycznych wielu producentów. Od wielu lat firma Microsoft nieustannie zwiększa i uatrakcyjnia ofertę adresowaną dla przedsiębiorstw oraz dąży do stworzenia jednorodnej infrastruktury integrującej wszystkie oferowane rozwiązania, co z kolei wymusza ciągły rozwój każdego z tych rozwiązań oraz dbanie o to, aby wszystkie działały w oparciu o najnowsze technologie informatyczne.

*Rysunek 3. Zarządzanie rozszerzeniami systemu MS Dynamics 365 Bussines Central*

Oferowany przez Microsoft system MS Dynamics 365 Bussines Central dostarczany jest przez autoryzowaną sieć partnerów zlokalizowanych w różnych krajach, którzy odpowiadają za sprzedaż i wdrożenie systemu w przedsiębiorstwach. Licząca kilka tysięcy sieć partnerów Microsoft oferujących oprogramowanie MS Dynamics gwarantuje swobodny dostęp do tego rozwiązania oraz możliwość doboru partnera wdrożeniowego przez klienta, a w przypadku firm międzynarodowych możliwość współpracy z wieloma partnerami z różnych krajów, którzy są w stanie zapewnić zgodność wdrożonego systemu z obowiązującymi w danej lokalizacji przepisami prawa.

Powód #5. Elastyczność i skalowalność systemu

System MS Dynamics 365 Bussines Central jest oprogramowaniem ERP adresowanym do małych i średnich przedsiębiorstw, które często są firmami o dużej dynamice rozwoju, a co za tym idzie ich potrzeby w zakresie wsparcia procesów biznesowych podlegają ciągłym zmianom. Dlatego też jedną z bardziej istotnych cech systemów ERP dla tego segmentu klientów jest elastyczność oraz skalowalność. Elastyczność systemu MS Dynamics 365 Bussines Central jest jednym z fundamentalnych założeń przyjętych przy jego implementacji. Został on wyposażony w zestaw narzędzi programistycznych przeznaczonych dla autoryzowanych partnerów Microsoft, który pozwala na implementację tzw. rozszerzeń (extension) pozwalających na rozbudowę standardowych funkcjonalności systemu oraz implementację nowych funkcji, specyficznych dla danej firmy czy branży. Dzięki temu partnerzy wdrażający system MS Dynamics 365 Bussines Central mają możliwość rozbudowy systemu w zakresie niezbędnym do pokrycia indywidualnych potrzeb zgłoszonych przez klienta, a co za tym idzie dostarczenia oprogramowania ERP działającego zgodnie ze specyfiką różnych branż i przedsiębiorstw. Co istotne, implementacja rozszerzeń możliwa jest praktycznie w pełnym cyklu życia systemu ERP u klienta, co powoduje, że wdrożony system ERP może być ciągle rozbudowywany wraz z rozwojem biznesu i zmieniającymi się potrzebami (skalowalność). Przygotowany przez Microsoft model implementacji rozszerzeń zbudowany został w taki sposób, aby partnerzy posiadający dodatkowe rozwiązania dla systemu MS Dynamics 365 Bussines Central mogli je oferować wszystkim użytkownikom systemu z wykorzystaniem platformy Microsoft Apps. Dzięki temu zarówno każdy klient, jak i partner wdrożeniowy mogą wykorzystać istniejące dodatki funkcjonalne pokrywające zapotrzebowanie klienta, co znacznie przyśpiesza i upraszcza proces wdrożenia.

*Rysunek 4. Profil specjalisty ds. fakturowania w MS Dynamics 365 Bussines Central*

Skalowalność systemu MS Dynamics 365 Bussines Central jest poniekąd pochodną jego imponującej elastyczności. System ten sprawdzi się zarówno w kilkuosobowej firmie (zwykle wdrożony w podstawowej wersji uruchomionej w modelu SaaS) jak i dużym przedsiębiorstwie czy grupie kapitałowej działającej w wielu lokalizacjach i posiadającej szereg specyficznych wymagań, których zaspokojenie jest krytycznym czynnikiem warunkującym jej sprawne działanie.

Powód #6 Zgodność z polskimi przepisami

System MS Dynamics 356 Bussines Central jest w pełni zgodny z polskimi przepisami, w tym ustawie o rachunkowości. Został wyposażony w zbiór dodatkowych funkcjonalności niezbędnych do poprawnej ewidencji zdarzeń oraz tworzenia zestawień i raportów przygotowywanych do celów sprawozdawczych. Ponadto, każdy klient posiadający polską lokalizację ma zapewniony stały dostęp do aktualizacji w zakresie zmian w polskim ustawodawstwie.

Powód #7. Dojrzałość systemu, ciągły rozwój i aktualizacje

Wieloletni rozwój systemu oraz ogromna liczba wdrożeń w przedsiębiorstwach z wielu branż na całym świecie powodują, że system MS Dynamics 365 Bussines Central można uznać za w pełni dojrzałe rozwiązanie klasy ERP. Rozwiązanie gwarantujące stabilność i przewidywalność, zapewniające sprawdzone funkcjonalności i dające pewność, że krytyczne aspekty funkcjonowania przedsiębiorstw, takie jak: zarządzanie zapasami i magazynem, zarządzanie finansami czy zarządzanie łańcuchem dostaw i produkcją, będą realizowane w sposób rzetelny i poprawny. Warto również podkreślić, że pomimo swojej dojrzałości system MS Dynamics 365 Bussines Central jest sukcesywnie rozwijany i w kolejnych wersjach oferuje coraz to większe możliwości w zakresie funkcjonalnym i technologicznym. Wszystko powyższe powoduje, że od wielu już lat jest on jednym z wiodących rozwiązań klasy ERP adresowanych dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Powód #8. Wielojęzyczny, spersonalizowany interfejs użytkownika

Kolejnym istotnym elementem systemu MS Dynamics 365 Bussines Central jest wielojęzyczny interfejs użytkownika wyposażony w narzędzia pozwalające na personalizację wynikającą z roli użytkownika w przedsiębiorstwie i/lub jego indywidualnych preferencji. Każdy użytkownik systemu ma możliwość wyboru języka interfejsu oraz dostosowania wielu elementów interfejsu m.in.: układ menu systemu, widoczność pól na widokach, tworzenie i zapisywanie własnych widoków, ekspozycja podstawowych działań realizowanych w systemie, prezentowanie danych w formie wykresów i wskaźników, wgląd do skrzynki odbiorczej, wizualizacja danych z wykorzystaniem osadzonych raportów MS Power BI. Warto również wspomnieć, że pełna obsługa systemu możliwa jest z poziomu przeglądarki i nie wymaga instalowania dodatkowych aplikacji na komputerze użytkownika. Dzięki temu dostęp do MS Dynamics 365 Bussines Central można uzyskać z poziomu dowolnego urządzenia podłączonego do sieci i wyposażonego w przeglądarkę WWW.

*Rysunek 5. Profil dyrektora handlowego w MS Dynamics 365 Bussines Central*

Powód #9. Pełna integracja z pakietem MS Office 365

MS Dynamics 365 Bussines Central jako komponent ekosystemu Microsoft jest natywnie zintegrowany z pakietem MS Office 365 i posiada wbudowane funkcje pozwalające na bezpośrednią wymianę danych aplikacjami takimi, jak Word, Excel, OneNote czy Power BI. Natywna integracja rozwiązań Microsoft pozwala ponadto na wykonywanie określonych operacji w jednym systemie z poziomu interfejsu użytkownika innego systemu. Użytkownik ma możliwość np.: zaktualizować dane systemu MS Dynamics 365 Bussines Central z poziomu aplikacji MS Excel czy wysyłać wiadomości email za pośrednictwem MS Outlook z poziomu interfejsu użytkownika systemu MS Dynamics 365 Bussines Central. Poziom integracji i przenikania się systemów z rodziny Microsoft 365 jest sukcesywnie zwiększany co w znacznym stopniu ułatwia i przyspiesza pracę użytkowników biznesowych.

*Rysunek 6. Wysyłka zamówienia przez email w MS Dynamics 365 Bussines Central*

Powód #10. Różne modele licencjonowania

Dowolność wyboru sposobu licencjonowania jest istotnym czynnikiem poprawiającym dostępność wysokiej klasy rozwiązań informatycznych dla wielu przedsiębiorstw. Zmiana modelu licencjonowania z licencji wieczystych na czasowe eliminuje barierę uniemożliwiającą wielu firmom wybór renomowanych rozwiązań, w tym systemów ERP. System MS Dynamics 365 Bussines Central oferowany jest zarówno w formie licencji wieczystych (on-premise) jak i licencji czasowych (on-cloud). W przypadku licencji w modelu on-premise dodatkowo istnieje możliwość wyboru sposobu płatności i dostępne są 2 warianty, tj. płatność jednorazowa oraz płatności subskrypcyjne. Natomiast wersja on-cloud to nic innego jak zakup oprogramowania jako usługi (SaaS – Software as a Service). Tak szeroka i zróżnicowana oferta licencjonowania systemu MS Dynamics 365 Bussines Central pozwala na zakup systemu w wariancie najbardziej korzystnym dla klienta.

Jeśli zamierzasz wdrożyć system ERP w swojej organizacji i poszukujesz sprawdzonego i niezawodnego rozwiązania oferującego dużą elastyczność i skalowalność wraz z rozwojem Twojej firmy koniecznie sprawdź jakie możliwości daje system MS Dynamics 365 Bussines Central.

Jeśli zainteresował Cię ten artykuł i chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat tego rozwiązania SKONTAKTUJ SIĘ z nami. Krzysztof Baran, nasz dyrektor ds. rozwiązań biznesowych, chętnie odpowie na Twoje pytania. SOLIDEXPERT Polska jest autoryzowanym partnerem Microsoft i oferuje pełen pakiet usług wdrożenia i wsparcia dla systemu MS Dynamics 365 Bussines Central oraz integracji systemów ERP z SOLIDWORKS PDM.