03.07.
2019

4 rzeczy, które musisz wiedzieć na temat systemów ERP!

Czym jest system ERP?

Definicji systemów ERP jest wiele, każda z nich podkreśla aspekty związane z planowaniem i zarządzaniem zasobami przedsiębiorstwa, które wynikają wprost z rozwinięcia skrótu ERP, tj. Enterprise Resource Planning. Niestety ze względu na dość szeroki zakres zastosowań systemów ERP trudno jest zbudować definicję, która w sposób właściwy oddawałaby ideę działania, sens istnienia i używania rozwiązań tej klasy w przedsiębiorstwach. Poszukując definicji najpełniej obrazującej zasadność i użyteczność stosowania systemów ERP w firmach produkcyjnych postanowiłem posłużyć się pewną analogią, która w mojej ocenie bardzo dobrze oddaje to czego szukałem. Otóż, porównując system klasy ERP do systemu operacyjnego (np. Windows, Android, iOS) uzyskamy, w prosty sposób, bardzo przejrzysty a zarazem precyzyjny i pełny obraz pokazujący czym jest system ERP dla organizacji. System operacyjny stosowany w serwerach, laptopach, tabletach czy smartfonach jest niezbędnym a zarazem najważniejszym elementem całego rozwiązania. Bez systemu operacyjnego posiadany przez nas sprzęt byłby zupełnie bezużyteczny, gdyż to system operacyjny odpowiada za planowanie i zarządzanie zarówno wszystkimi dostępnymi zasobami jak i zadaniami realizowanymi na tych zasobach, a kluczowym aspektem jego działania jest optymalne (możliwie najbardziej efektywne) wykorzystanie dostępnych zasobów. Używając tej analogii w niniejszym artykule postaram się wykazać istotę działania i zasadność stosowania systemów ERP w firmach produkcyjnych celem optymalizacji procesów biznesowych w nich zachodzących.

Obraz zawierający wewnątrz Opis wygenerowany automatycznie

Dlaczego system ERP jest taki ważny dla organizacji?

Poprawnie wdrożony system ERP gwarantuje prawidłowe funkcjonowanie całej organizacji, pozwala w sposób przemyślany i kontrolowany zarządzać wszystkimi zasobami przedsiębiorstwa. Gwarantuje właściwy przepływ informacji w firmie, wymusza odpowiedni przepływ procesów biznesowych i związanej z nimi dokumentacji. System ERP dostarcza narzędzia pozwalające w sposób ciągły kontrolować bieżącą kondycję firmy, identyfikować pojawiające się nieprawidłowości i zagrożenia oraz podejmować stosowne decyzje oparte na właściwej i realnej (popartej wiarygodnymi danymi) ocenie zaistniałej sytuacji. Dodatkowo, mechanizmy logiki biznesowej wbudowane w system ERP powinny również zapewnić szybkie i sprawne raportowanie oraz sprawozdawczość niezbędną zarówno z punktu widzenia samej organizacji jak i jej otoczenia (kontrahenci, banki, urzędy, itp.). Podobnie jak system operacyjny w przypadku komputera tak system ERP w przedsiębiorstwie powinien dostarczać wszystkie narzędzia niezbędne do prawidłowej pracy i możliwie najbardziej efektywnego funkcjonowania we wszystkich obszarach działalności.

Kto potrzebuje systemu ERP?

Odpowiedź wydaje się wręcz oczywista. Każda organizacja potrzebuje własnego systemu operacyjnego, który zapewni jest funkcjonowanie. W przypadku małych, kilkuosobowych firm o niezbyt złożonej specyfice działalności ich systemy operacyjne mogą funkcjonować na zasadzie wzajemnej wymiany informacji z wykorzystaniem prostych narzędzi jak poczta elektroniczna, arkusze kalkulacyjne czy też inne aplikacje biurowe. Kluczowym czynnikiem gwarantującym prawidłowe funkcjonowanie takich organizacji jest wspólna i pełna wiedza na temat wszystkich aspektów jej działalności. Firmy posiadające bardziej liczebne zasoby, większą skalę lub bardziej złożoną specyfikę działania potrzebują narzędzia wspomagającego ich codzienną pracę, zarówno w obszarze planowania jak i realizacji, nadzoru i kontroli. W takim przypadku konieczne jest wdrożenie systemu klasy ERP, który przejmie ciężar właściwej komunikacji i przepływu informacji, gromadzenia i przetwarzania danych związanych z realizowanymi procesami biznesowymi oraz zapewni właściwą ścieżkę ich realizacji, a w konsekwencji tego ułatwi optymalne wykorzystanie zasobów dostępnych do ich realizacji oraz wyeliminowanie zbędnych opóźnień.

Obraz zawierający obiekt, zewnętrzne Opis wygenerowany automatycznie

Kiedy warto rozważyć wdrożenie lub wymianę systemu ERP?

Odpowiedź jest dość prosta ale właściwe zdiagnozowanie sytuacji zwykle zajmuje trochę czasu. Przechodząc do sedna. Jeśli funkcjonowanie przedsiębiorstwa w dowolnym obszarze działalności zaczyna szwankować i nie są to przypadki incydentalne to zazwyczaj podejmujemy działania mające na celu weryfikację przyczyny takiego stanu. Jeśli powodem jest zła komunikacja lub jej brak, niedostępność lub niska wiarygodność danych, niewłaściwy przepływ informacji lub dokumentów, źle zdefiniowane lub zaplanowane zadanie czy też brak wymaganych zasobów (ludzie, maszyny, materiały) to istnieje duże ryzyko, że system operacyjny przedsiębiorstwa stał się niewydolny. W takim przypadku jest to sygnał, który pokazuje dość jednoznacznie kierunek działań zaradczych. Trzeba mieć jednak świadomość, że problem został zdiagnozowany zdecydowanie za późno, bo wdrożenie nowego systemu ERP jest procesem czasochłonnym i rozwiązanie palących problemów nie nastąpi z dnia na dzień. Biorąc pod uwagę powyższe konieczna jest zdecydowanie lepsza diagnostyka. Czym się zatem kierować i jakich symptomów szukać? Poniżej kilka przykładów:

Po raz kolejny nie został dotrzymany termin (złożenia oferty, dostawy, płatności, itp.)
Produkcja została zatrzymana ze względu na brak materiałów
Duża ilość godzin nieprodukcyjnych na stanowiskach roboczych
Zbyt duże obłożenie stanowisk produkcyjnych
Duży odsetek utraconych szans sprzedaży
Zbyt wysokie koszty produkcji
Nierentowne kontrakty
Niska jakość produkcji i duża ilość reklamacji
Zalegające stany magazynowe
Brak bieżących informacji nt. kondycji firmy
Trudność w dostępie do rzetelnych danych
Zaburzona płynność finansowa

W przypadku firm będących w fazie dynamicznego wzrostu lub planujących rozwój prowadzonej działalności, dodatkowo należy wziąć pod uwagę przyszłe potrzeby przedsiębiorstwa aby uniknąć sytuacji, w której system ERP stanowił będzie istotną blokadę w realizacji przyjętych celów i założeń.