5 korzyści wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentacji technicznej w zespole konstrukcyjnym
Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentacji, jest systemem informatycznym, który pozwala odwzorować i ustandaryzować proces zatwierdzania dokumentacji. Każdy dokument ma ściśle określoną ścieżkę, która określa jego stan/status na konkretnym etapie prac.
Jak zorganizować obieg dokumentów w firmie?
Aby zorganizować obieg dokumentacji w firmie, warto zacząć od zastanowienia się jakie dokumenty powinny być uwzględnione w obiegu dokumentacji, a także które działy/zespoły powinny brać udział w tym procesie. Przemyślany obieg dokumentacji powinien uwzględniać etapy weryfikacji, tak aby wyeliminować w jak największym stopniu wydanie dokumentu, który zawiera błędy. Dokumenty powinny mieć swoje statusy, jasno mówiące użytkownikowi, na którym etapie prac są w procesie zatwierdzania dokumentacji oraz jakie czynności użytkownik powinien wykonać, aby przenieść dokument do kolejnego etapu/stanu w procesie. Dokumenty w odpowiednich stanach powinny mieć ściśle zdefiniowane uprawnienia w celu zabezpieczenia przed przypadkową edycją, nadpisaniem dokumentu, jak również przed usunięciem. Obieg dokumentacji często wymaga określenia ścieżki postępowania w przypadku konieczności wprowadzenia zmian dla zatwierdzonej/wydanej dokumentacji, a ponowne zatwierdzenie dokumentu, który uległ zmianie powinno być wyraźnie opisane, aby nie było wątpliwości, które wersja/rewizja dokumentu jest aktualna. Organizacja ścieżki obiegu dokumentów w firmie powinna zostać ustandaryzowana, a korzyści, jakie za tym płyną zostały opisane w dalszej części artykułu.
Korzyści wdrożenia dokumentacji technicznej
Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentacji technicznej w zespole konstrukcyjnym? Poniżej przedstawiamy 5 najważniejszych korzyści.
Ustandaryzowane zarządzanie procesem zatwierdzania dokumentacji
System do zarządzania dokumentacją z góry wprowadza ustandaryzowanie procesu zarządzania dokumentacją konstrukcyjną i około-konstrukcyjną w firmie. Wprowadzenie elektronicznego obiegu umożliwia również wyeliminowanie konieczności drukowania dokumentacji, a informacja o zweryfikowaniu dokumentu zostawi ślad w pliku poprzez elektroniczny podpis zgodny z normą ISO 9001. Pracując w odpowiednio skonfigurowanym systemie, możemy również weryfikować dokumentację zdalnie, korzystając nawet z telefonu czy tabletu.
Oszczędność czasu – automatyzacja powtarzających się czynności
Jednym z głównych zadań biura konstrukcyjnego jest projektowanie oraz tworzenie dokumentacji produkcyjnej w różnym formacie, na przykład konwersja rysunków konstrukcyjnych do formatu PDF lub generowanie plików DXF/DWG z rozkroju elementów blaszanych, które mogą zostać wykorzystane do wypalenia części na laserze. Każdorazowo z dokumentacji trzeba ręcznie wygenerować dokumentację produkcyjną. Dobry system do zarządzania dokumentacją pozwoli znacząco przyśpieszyć pracę w zespole konstrukcyjnym, w obszarze powtarzalnych, ustandaryzowanych czynności. Podczas wydawania dokumentacji na produkcję (zatwierdzania dokumentacji) system może automatycznie uruchomić mechanizmy, które wygenerują nam z zatwierdzonych plików dokumentację produkcyjną, a także zapisze pliki w odpowiednio ustalonej lokalizacji. Biorąc pod uwagę ilość tworzonej (generowanej) dokumentacji produkcyjnej na przestrzeni miesięcy, tracimy sporo czasu, aby wykonywać czynności które może za nas zrobić narzędzie.
Zwiększenie przepływu informacji
System do zarządzania dokumentacją pozwala przesyłam informacje o dokumentach, które wymagają wykonania akcji, na przykład weryfikacji, przez użytkownika. W momencie, gdy konstruktor zakończy pracę nad dokumentacją, może wysłać dokumentację do sprawdzenia do przełożonego. Informacja o oczekiwaniu dokumentacji do weryfikacji może ostać przesłana przez system w postaci wiadomości e‑mail informując o konieczności zweryfikowania dokumentacji. Inny przykład – wprowadzanie zmian w dokumentacji produkcyjnej (nowa rewizja). System do zarządzania dokumentacji, może również wysłać powiadomienie e-mail do użytkowników z innego działu (np. produkcji) o fakcie wprowadzania zmian w dokumentacji. Mechanizm może działać automatycznie i bezzwłocznie, a produkcja na podstawie nieaktualnej dokumentacji jest niekiedy dużym problemem w Firmie, który koniecznie trzeba wyeliminować.
Bezpieczeństwo danych
Jedną z głównych korzyści płynących z elektronicznego obiegu dokumentów jest zwiększenie bezpieczeństwa danych. Dostęp do dokumentacji możliwy jest jedynie dla autoryzowanych użytkowników. Obieg dokumentacji również zabezpiecza dokumentację zatwierdzoną przed przypadkowym usunięciem przez użytkownika, a także odpowiednio archiwizuje dokumentacje chroniąc pliki przed uszkodzeniem. W przypadku uszkodzenia komputera, dostęp do dokumentacji możemy mieć na dowolnym urządzeniu, które posiada dostęp do repozytorium PDM, dzięki czemu możemy kontynuować pracę, bez konieczności odzyskiwania danych z uszkodzonego dysku, co niekiedy jest czasochłonne oraz kosztowne.
Kontrola wprowadzanych zmian w dokumentacji
Obieg dokumentacji wprowadza informacje w historii pliku m.in. metadane o tym kto wprowadził zmianę oraz kiedy zmiana została wprowadzona. Odpowiednio skonfigurowany system uniemożliwia wprowadzanie zmian w dokumentacji zatwierdzonej (wydanej na produkcję) bez zainicjowana zmiany przez autoryzowane osoby. Za pomocą odpowiednich uprawnień można tak zarządzać zmianami, aby tylko bardziej doświadczeni konstruktorzy mogli zainicjować zmianę, natomiast mniej doświadczeni konstruktorzy mogli zmianę wykonać i przesłać do sprawdzenia. Każdorazowe wprowadzenie zmiany w dokumentacji, wykonanie tzw. rewizji, i jej zatwierdzenie zaktualizuje dokumentację produkcyjną (np. wygenerowane pliki PDF). Oczywiście wszystkie zmiany na pliku oraz możliwość powrotu do wcześniejszej rewizji dokumentu powinny cechować dobry system do zarządzania dokumentacją.
Oprogramowanie do obiegu dokumentacji technicznej
Każdy system do zarządzania dokumentacją wymaga specjalistycznego wdrożenia aplikacji, tak aby odwzorować i ściśle porządkować procesy zatwierdzania dokumentacji technicznej. Jednym ze świetnie sprawdzających się systemów do zarządzania obiegami dokumentacji jest SOLIDWORKS PDM. System ten, działa w oparciu o Eksplorator Windows, nie ma więc potrzeby nauki specjalnego interfejsu jak jest to w przypadku innych systemów do zarządzania dokumentacją. Sam program pozwoli na zoptymalizowane czasu potrzebnego na wykonanie pracy oraz ustandaryzuje proces pracy nad projektami czy ich archiwizację. Dodatkowo pozwoli na:
- Zwiększenie wydajności pracy,
- Kontrolę nad dokumentacją,
- Zwiększenie przepływu informacji w przedsiębiorstwie,
- Zabezpieczenie dokumentacji.
Zastosowanie przykładowego obiegu dokumentacji
Z zastosowaniem przykładowego obiegu dokumentacji możemy zapoznać się w naszym artykule zatytułowanym „Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów SOLIDWORKS PDM przyśpiesza prace – przykłady”.
Masz dodatkowe pytania lub jesteś zainteresowany systemem do zarządzania obiegiem dokumentacji? Skontaktuj się z nami! Nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji.
Zapraszamy do bezpośredniego kontaktu:
 |
|
