10.10.
2018

Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów SOLIDWORKS PDM przyśpiesza prace – przykłady

Po wdrożeniu SOLIDWORKS PDM i ustawieniu obiegu dokumentacji projektowej i okołoprojektowej częstymi opcjami z których korzystają firmy są automatyczne powiadomienia oraz automatyczne wykonywanie zadań jak na przykład generowanie dokumentów PDF, DXF lub innych.

Przykładowy schemat obiegu dokumentacji

Poniżej został przedstawiony przykładowy obieg dokumentacji (workflow). Uwzględnione w nim są następujące założenia:

przy każdej zmianie stanu jest wysyłane powiadomienie
podczas wykonywania przejścia „zatwierdź” uzupełniane są informacje o osobie zatwierdzającej, dacie zatwierdzenia oraz o numerze rewizji
w przejściach „zatwierdź” oraz „nowa rewizja” wywoływane są zadania konwersji dokumentacji płaskiej do pliku PDF

Uprawnienia dotyczące widoczności plików i dające prawo do wykonywania określonych działań są skonfigurowane następująco:

konstruktor może „widzieć”, a więc otworzyć tylko do odczytu, plik w każdym ze stanów
konstruktor może edytować plik wyłącznie w stanie projektowanie
konstruktor, po zakończonej pracy nad dokumentami, może przekazać je do sprawdzenia
w przypadku konieczności wykonania poprawy, konstruktor może samodzielnie cofnąć pliki do poprawy, natomiast nie może zatwierdzić swoich plików
zatwierdzić pliki może jedynie osoba do tego upoważniona. W wyniku zatwierdzenia, dane osoby, która to wykonała zostaną wpisane do pliku, celem wyświetlenia ich m.in. na tabelce rysunkowej
po zatwierdzeniu dokumentacji generowany jest plik PDF z dokumentacji płaskiej
pracownicy działu produkcji mogą widzieć tylko wygenerowane pliki PDF
w przypadku konieczności zastosowania modyfikacji w dokumentacji, a więc wprowadzenia nowej rewizji, generowany jest nowy plik PDF posiadający znak wodny „Rysunek w edycji” (nowy PDF tworzy kolejną wersję poprzedniego)

Należy pamiętać, że konfiguracja systemu SOLIDWORKS PDM zawsze jest indywidualnie dostosowywana pod konkretne wymogi firmy, np. zgodnie z wdrożonym Systemem Zarządzania Jakością dokumentacji ISO:9001.

Poniżej został schematycznie przedstawiony przykładowy obieg dokumentacji

C:UsersaskwaraPicturesScreenpresso2018-08-07_14h30_59.png

ISO:9001 w zarządzaniu obiegiem dokumentacji elektronicznej

Elektroniczny obieg dokumentacji SOLIDWORKS PDM jest zgodny z normą ISO:9001. W związku z tym, użytkownicy nie muszą ręcznie podpisywać dokumentacji, co niejednokrotnie stanowi znaczny procent czasu poświęconego na przygotowanie dokumentacji produkcyjnej czy wykonawczej. Każdy pracownik firmy posiada swoje indywidualne konto w SOLIDWORKS PDM zabezpieczone hasłem. Zapewnia to ochronę dostępu do danych oraz działań, które możliwe są do wykonania jedynie przez określone osoby, a także umożliwia uzupełnianie danych w plikach. Możliwe jest więc uzupełnianie danych w tabelce rysunkowej o osobach wykonujących istotne czynności, np. dane osoby, która zatwierdziła dokumentację.

Poniżej został zaprezentowany podgląd tabelki rysunkowej z uzupełnionymi informacjami o autorach modelu i rysunku. Dokument jest w stanie projektowanie.

Po zatwierdzeniu dokumentacji widzimy, że informacja o rewizji i o tym kto ją zatwierdził, uzupełnia się automatycznie bez konieczności ponownego otwierania rysunku. Jeżeli zatwierdzimy cały projekt, dla wszystkich plików w projekcie uzupełnią się odpowiednie dane. Jest to jedno z działań, które w praktyce potrafi bardzo istotnie przyspieszyć pracę.

Dzięki automatycznemu uzupełnianiu właściwości, kroki takie jak konieczność drukowania dokumentacji płaskiej i przekazywaniu jej przełożonemu, który musi sprawdzić projekt stają się zbędne.

Wygodne generowanie plików PDF

Automatyczne generowane pliki PDF:

Pliki PDF mogą być generowane z plików SOLDIWORKS, DWG/DXF, a także z plików MS Office.
Generowanie PDF możemy ustawić w dowolnym przejściu naszego obiegu, ale zazwyczaj robi się to przy zatwierdzaniu dokumentacji i przy nadawaniu nowej rewizji. Generowanie plików możemy również wywołać z menu podręcznego – poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na plik i wybraniu odpowiedniego polecenia.
Automatycznie wygenerowane pliki tworzone są we wskazanych folderach np. tych, do których nadaliśmy dostęp pracownikom działu produkcji.
Przy nadawaniu nowej rewizji tworzona jest kolejna wersja pliku PDF z informacją, że rysunek jest w trakcie edycji.

Poniżej PDF wygenerowany podczas przejścia zatwierdzenia.

Poniżej PDF wygenerowany podczas przejścia nowa rewizja.

Automatyczne powiadomienia które usprawniają prace

Dzięki automatycznej konwersji w przejściu unikamy dodatkowej pracy i tworzenia ręcznie plików PDF oraz nie musimy pamiętać aby informować np. produkcję że dany model ulega właśnie edycji.

Funkcja „Powiadomienia” automatycznie może wysyłać wiadomość e-mail lub powiadomienie poprzez wbudowany komunikator PDM do wskazanych osób. Te wiadomości zawierają wszystkie ważne informacji tj. nazwa pliku, nazwisko osoby wysyłającej powiadomienie, stan do jakiego trafił plik, hiperłącze do wskazanego pliku oraz komentarz do zmiany stanu i komentarz powiadomienia.

Poniżej przykład powiadomienia komunikatorem PDM, powiadomienie poprzez e-mail zawiera takie same informację.

Wskazane osoby, które otrzymują powiadomienia, posiadają aktualne informacje odnośnie stanu, w jakim znajdują się pliki (są edytowane, czekają na sprawdzenie czy zostały zatwierdzone do produkcji), a pracownicy oszczędzają czas na przekazywaniu takich informacji w dotychczasowy sposób.

Dzięki zastosowaniu elektronicznego obiegu dokumentacji oszczędzamy czas potrzebny konstruktorom oraz pozostałym pracownikom biorącym udział w tworzeniu oraz weryfikacji dokumentacji projektowej. Teraz za pomocą jednego kliknięcia mogą oni przekazać projekty do sprawdzenia. Po zatwierdzeniu nowej dokumentacji powiadomienia wysyłane są automatycznie do wskazanych osób, a w przechowalni PDM pojawia się kolejna wersja. Dzięki możliwości ograniczenia pracownikom działu produkcji dostępu do wcześniejszych wersji możemy również ograniczyć błędy np. na produkcji.

Autor: Artur Skwara, Specjalista Techniczny CAD i PDM | SOLIDEXPERT