08.12.
2021

Microsoft Dynamics 365 Business Central – kluczowe funkcjonalności w obszarze sprzedaży

System Microsoft Dynamics 365 Business Central oferuje kompleksowy zestaw narzędzi wspomagających procesy biznesowe firmy w obszarze sprzedaży, od działań marketingowych poprzez działania sprzedażowe, ofertowanie, zamówienia sprzedaży do fakturowania i kontroli realizacji planów sprzedażowych. Fundamentem tych działań jest rozbudowana baza kontaktów pozwalająca zarządzać zarówno zbiorem klientów (potencjalnych i obecnych) jak i osób kontaktowych, z którymi prowadzone są działania w całym cyklu sprzedaży. Dla każdego kontaktu (firma i/lub osoba) gromadzone są różnorodne informacje pozwalające w odpowiedni sposób skategoryzować bazę klientów oraz dobrze zaadresować działania sprzedażowe kierując je do odpowiednich firm i osób.

Kontakty – komplet informacji w jednym miejscu

W oparciu o bazę kontaktów budowane są relacje biznesowe odpowiadające rodzajom współpracy podejmowanych z daną firmą. Każda z firm zarejestrowanych w systemie może mieć przypisanych wiele rodzajów współpracy (np. Nabywca, Dostawca, Bank, itp.), które odwzorowują realne relacje biznesowe i ułatwiają zarządzanie nimi z poziomu systemu.

Z poziomu kartoteki kontaktu użytkownik systemu ma wgląd w pełną historię działań i interakcji wykonanych z daną firmą we wszystkich obszarach współpracy oraz szybki dostęp do pełnych informacji na jej temat i transakcji zarejestrowanych w systemie.

Działania sprzedażowe – planuj i działaj zgodnie z planem

Funkcjonalności systemu MS Dynamics 365 Business Central w zakresie obsługi działań sprzedaży obejmują zarówno planowanie jak i szczegółową ewidencję czynności realizowanych przez sprzedawców. Wszystko odbywa się w oparciu o zbudowaną przez handlowca bazę kontaktów oraz zdefiniowane w systemie cykle sprzedaży. W tym zakresie system oferuje możliwość zdefiniowania wielu różnych scenariuszy realizacji cyklu sprzedaży, w zależności od specyfiki oferowanych produktów i usług czy też docelowej grupy klientów (np. nowy klient, istniejący klient).

Każdy cykl sprzedaży definiuje etapy identyfikowane w ramach danego typu sprzedaży z uwzględnieniem planowanych działań, które powinny zostać zrealizowane w kolejnych etapach procesu sprzedaży. Zdefiniowane cykle sprzedaży są podstawą zarówno do planowania kolejnych działań w procesie obsługi szansy sprzedaży jak i kalkulacji prawdopodobieństwa sprzedaży oraz wartości lejka dla poszczególnych handlowców.

Prowadzenie procesu sprzedaży z wykorzystaniem tak zbudowanych narzędzi w krótkim czasie staje się działaniem rutynowym, co prowadzi zwykle do zwiększenia skuteczności. Wykorzystując możliwości systemu handlowiec może m.in.:

planować zadania do realizacji (zaplanowane działania automatycznie dostępne są w kalendarzu Outlook);
kontrolować zaawansowanie prowadzonych szans sprzedaży;
Weryfikować realną wartość szans sprzedaży uwzględniającą bieżący poziom prawdopodobieństwa sprzedaży;
wysyłać korespondencję e-mail bezpośrednio z systemu ERP;
rejestrować rozmowy telefoniczne przeprowadzone z klientem;
tworzyć oferty sprzedaży;
śledzić i analizować wykonane działania i interakcje;
przekształcić wygraną ofertę w zamówienie sprzedaży.

Zestaw narzędzi wspomagających obsługę procesu sprzedaży w systemie MS Dynamics 365 Business Central jest dość obszerny, jak na system ERP, ale nie obejmuje wielu elementów dostępnych w zaawansowanych systemach klasy CRM. W przypadku firm wymagających bardziej rozbudowanych narzędzi z obszaru CRM system oferuje natywną integrację z rozwiązaniem MS Dynamics 365 Sales obejmującą takie elementy jak:

kontakty,
produkty,
szanse sprzedaży,
oferty sprzedaży,
zamówienia sprzedaży.

Przetwarzanie zamówień – obsługa klienta na pierwszym planie

Sprawna i terminowa realizacja zamówień sprzedaży jest kluczowym elementem wpływającym na poziom zadowolenia klienta. Narzędzie wspomagające przetwarzanie zamówień sprzedaży w systemie MS Dynamics 365 Business Central w znacznym stopniu ułatwiają kontrolę dostępności zapasów w magazynie oraz terminowości dostaw. Profil użytkownika z przypisaną rolą Specjalista ds. zamówień sprzedaży posiada predefiniowany widok główny, na którym umieszczone kluczowe informacje związane z bieżącą realizacją zamówień. Każde zamówienie zarejestrowane w systemie posiada komplet informacji dotyczących warunków zamówienia i uzgodnionych terminów dostaw, na podstawie których system weryfikuje kompletność i terminowość dostaw oraz prezentuje je w formie kafelków z informacją o ilości dokumentów lub wartości obliczonego wskaźnika. Dzięki temu użytkownik po zalogowaniu się do systemu otrzymuje na ekranie komplet najważniejszych informacji związanych z realizacją przyjętych zamówień sprzedaży.

Z tego miejsca użytkownik ma możliwość szybkiego przejścia do interesujących go dokumentów, a następnie wykonania określonych działań w systemie. W obszarze przetwarzania zamówień sprzedaży system MS Dynamics 365 Business Central oferuje dość obszerną funkcjonalność w istotnym stopniu ułatwiającą wykonywanie rutynowych działań oraz automatyzację przetwarzania danych i dokumentów. Warto tutaj wspomnieć o takich elementach jak:

Definiowanie cenników sprzedaży w różnych walutach dla określonych grup odbiorców (wszyscy nabywcy, grupa cenowa nabywcy, wybrany nabywca czy kampania marketingowa)
Definiowanie rabatów sprzedaży w podziale na grupy rabatowe zapasów dla różnych grup odbiorców
Automatyczna aktualizacja cenników (zmiana cen)
Definiowanie cen i rabatów specjalnych dla kampanii marketingowych
Obsługa sprzedaży wielowalutowej
Ofertowanie
Obsługa produktów wielowariantowych
Identyfikacja produktów z wykorzystaniem numerów seryjnych i numerów partii (z uwzględnieniem terminu ważności partii produktu)
Obsługa zamówień zbiorczych sprzedaży, tj. długoterminowych kontraktów na dostawę produktów
Obsługa i kontrola realizacji budżetów sprzedaży
Obsługa dostaw bezpośrednich, tj. zamówień z dostawą do klienta bezpośrednio z magazynu dostawcy
Obsługa dostaw częściowych
Fakturowanie
Automatyzacja procesu fakturowania na podstawie zaksięgowanych wydań
Obsługa zwrotów i faktur korygujących
Wiekowanie należności i obsługa procesu windykacji (monity i noty odsetkowe)
Obsługa kompletacji na zamówienie
Analizy sprzedaży, kosztów, marży w wielu przekrojach.

System MS Dynamics 365 Business Central oferuje również wiele funkcjonalności pozwalających poprawić jakość obsługi klienta wykraczających poza zakres przetwarzania zamówień sprzedaży, a w szczególności:

zaawansowaną obsługę magazynów (w tym magazynów WMS)
automatyzację procesów planowania zakupów (arkusze planowania i zapotrzebowania)
moduł serwisowy dedykowany do obsługi posprzedażowej i serwisu urządzeń.

Wdrożenie systemu MS Dynamics 365 Business Central we wszystkich obszarach związanych z obsługą klienta pozwala w sposób istotny poprawić jej jakość i poziom zadowolenie nawet najbardziej wymagających klientów.

Autor:
Andrzej Krawiec
Kierownik działu ERP