Zarządzanie dokumentami PLM, część góry lodowej, która znajduje się pod wodą
Często pomijanym aspektem przy opracowywaniu produktu jest zarządzanie dokumentami innymi niż pliki CAD. A dokładnie? Tymi wszystkimi dokumentami, które nie są bezpośrednio związane z samym projektem, ale zdecydowanie wpływają na jakość, bezpieczeństwo, instrukcję dla użytkowników oraz takie, które stanowią zgodność z przepisami. W niektórych przypadkach liczba takich dokumentów powiązanych z produktem jest znacznie większa niż liczba rysunków technicznych. Dane CAD to tylko wierzchołek góry lodowej.
W praktyce regularnie spotykamy się z sytuacjami, w których firmy mają trudności z właściwą organizacją i zarządzaniem swoimi dokumentami około projektowymi. Może to prowadzić do różnego rodzaju problemów, takich jak nieaktualne informacje, duplikaty dokumentów, niejasne relacje między produktami i dokumentami oraz utrata wewnętrznej wiedzy.
Jak uporządkować dokumentację techniczną poza CAD dzięki PLM?
Wiele firm zatrudnia osoby odpowiedzialne za tworzenie dokumentów innych niż pliki CAD – takich jak zdjęcia, raporty z pomiarów, instrukcje robocze czy specyfikacje techniczne. Wszystkie te materiały są kluczowe dla cyklu życia produktu – od projektowania po konserwację. Jednak bez spójnego systemu zarządzania dokumentami, firmy zmagają się z chaosem wersji, brakiem kontroli edycji oraz trudnościami w zapewnieniu zgodności dokumentacji z bieżącym stanem produktu.
SharePoint, tak jak inne rozwiązania oferują podobne funkcje, ale w praktyce nie zapewniają pełnej kontroli i bezpieczeństwa nad dokumentacją techniczną. Natomiast zarządzanie dokumentacją techniczną w PLM pozwala na:
- kontrolę dokumentów technicznych,
- konfigurację workflow, czyli automatycznych przepływów akceptacji i powiadomień,
- zachowanie zgodności z wymaganiami jakościowymi,
- oraz eliminację błędów wynikających z nadpisywania lub pracy na nieaktualnych danych.
To wszystko daje firmom realną przewagę i porządek w dokumentacji, który przekłada się na jakość i wydajność produkcji.
Case study: Zarządzanie dokumentacją kontroli jakości w firmie medycznej
Kilka lat temu realizowaliśmy projekt w międzynarodowej firmie produkującej części dla branży medycznej. Na każdą część trzeba było posiadać świadectwo kontroli na dany kraj oraz oświadczenie, że dana część spełnia wymagania. Dokumenty te miały ograniczoną ważność, dlatego musiały być regularnie odnawiane. Firma przechowywała wszystkie te dokumenty w folderach na dysku sieciowym, ale nie istniała jasna struktura ani schemat nazewnictwa. Znalezienie odpowiednich dokumentów i sprawdzenie, czy są jeszcze ważne, było ogromnym wyzwaniem. Ponadto istniało duże ryzyko popełnienia błędów lub utraty dokumentów.
Zarządzanie dokumentacją techniczną w PLM – jak uniknąć chaosu wersji i błędów
Wiele firm zatrudnia kilka osób zaangażowanych w tworzenie dokumentów innych niż pliki CAD’owe oraz żeby nimi zarządzały. Pomyśl o zdjęciach, raportach z pomiarów, specyfikacjach, instrukcjach roboczych, instrukcjach obsługi i tak dalej. Wszystkie te dokumenty odnoszą się do cyklu życia produktu, od projektu po konserwację. Dokumenty te są często przechowywane w środowisku internetowym, takim jak Sharepoint, do którego każdy ma dostęp. Ale skąd wiesz, czy masz najnowszą wersję? Jak śledzić, kto i co zmienił? Jak zapewnić zgodność dokumentów z produktem? Jak zapobiec nadpisywaniu lub usuwaniu dokumentów?
Rozwiązaniem tych wyzwań jest zarządzanie dokumentami w PLM. Dzięki PLM możesz ustanowić powiązanie między swoim produktem a dokumentami, dzięki czemu zawsze wiesz, które dokumenty należą do jakiego produktu. Możesz także zastosować kontrolę wersji do swoich dokumentów, dzięki czemu zawsze będziesz widzieć, kto i kiedy zmienił. Ponadto możesz skonfigurować przepływy pracy, aby usprawnić i zautomatyzować proces dokumentacji. Na przykład możesz automatycznie otrzymywać powiadomienia, gdy dokument wygaśnie lub gdy produkt zostanie zmodyfikowany.
PLM pomaga zaoszczędzić dużo czasu, pieniędzy i wysiłku na zarządzaniu dokumentami innymi niż CAD, a także wspiera koordynowanie pracy zespołu i projektów. Możesz także poprawić jakość i wiarygodność swoich informacji, zmniejszając ryzyko błędów lub reklamacji. Możesz także uzyskać większą wartość ze swojej wiedzy, łatwiej ją udostępniając i ponownie wykorzystując.
Zatem, co wybrać - SharePoint vs. PLM?
SharePoint oferuje podstawową funkcjonalność do przechowywania plików, nie zapewniając pełnej kontroli nad dokumentacją techniczną w cyklu życia produktu. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemu PLM (Product Lifecycle Management) do zarządzania dokumentami, który jest nie tylko bezpieczniejszy, ale i umożliwia pełną kontrolę nad dostępem i zgodnością dokumentów.
Zobacz także:
