Poznaj charakterystykę (idealnego) Administratora CAD/PDM

Istnieją przedsiębiorstwa, w których stanowisko Administratora CAD zostało celowo utworzone i obsadzone dedykowaną do tej roli osobą. Bywa jednak i tak, że Administrator CAD „wyrósł” spośród użytkowników i pełni swoją rolę bez wyraźnego „namaszczenia” przez przełożonych. Przygotowanie zawodowe do pełnienia tej funkcji, rozumiane po prostu jako doświadczenie, też jest bardzo zróżnicowane. Spotkać można administratorów, którzy pełnili wcześniej rolę konstruktorów oraz takich, którzy byli informatykami. Często wręcz osoby pełniące rolę Administratora CAD nadal dzielą swój czas pracy pomiędzy obowiązki wynikające z dwóch pozycji w organizacji.

Istnieją przedsiębiorstwa, w których stanowisko Administratora CAD zostało celowo utworzone i obsadzone dedykowaną do tej roli osobą. Bywa jednak i tak, że Administrator CAD „wyrósł” spośród użytkowników i pełni swoją rolę bez wyraźnego „namaszczenia” przez przełożonych. Przygotowanie zawodowe do pełnienia tej funkcji, rozumiane po prostu jako doświadczenie, też jest bardzo zróżnicowane. Spotkać można administratorów, którzy pełnili wcześniej rolę konstruktorów oraz takich, którzy byli informatykami. Często wręcz osoby pełniące rolę Administratora CAD nadal dzielą swój czas pracy pomiędzy obowiązki wynikające z dwóch pozycji w organizacji.

Myśląc w sposób tradycyjny o Administratorze CAD wyobrażamy sobie pracownika, bardzo często informatyka, który dba w naszej organizacji o instalacje oprogramowania inżynierskiego, kontroluje zapotrzebowanie na licencje, wykonuje aktualizacje programów, co najwyżej ustawia szablony dokumentów i list materiałowych BOM. W przedsiębiorstwach z wdrożonym systemem PDM, Administrator CAD jest osobą, która potrafi dodawać użytkowników, dopisywać ich do odpowiednich grup, nadawać uprawnienia i czasem konfigurować nieco trudniejsze obszary systemu, takie jak obiegi dokumentacji czy karty plików. Niestety rzadko o Administratorze CAD myśli się jako o osobie kreującej procesy tworzenia dokumentacji projektowej, która jest zarówno pierwszą linią pomocy dla użytkowników, ale jednocześnie strażnikiem jakości przygotowywanej dokumentacji projektowej.

Z myślą zarówno o osobach, które chcą swoją zawodową przyszłość związać ze stanowiskiem Administratora CAD jak i o firmach, które dojrzały do utworzenia takiej pozycji lub poprawy jej funkcjonowania w organizacji, przedstawiamy poniżej listę zadań, obowiązków oraz cech idealnego pracownika pełniącego omawianą rolę.

Na początek warto zdefiniować jakie zadania powinna realizować osoba pełniąca funkcję Administratora CAD aby w firmie zapewniona była odpowiednia jakość tworzonej dokumentacji projektowej, aby dokumentacja ta mogła być z łatwością wykorzystana ponownie do wykonania zmian konstrukcyjnych lub wykonania nowego projektu. Realizowane przez Administratora obowiązki powinny zapewnić także możliwie najszybsze wykonywanie dokumentacji w ergonomicznym dla użytkowników środowisku pracy.

ZADANIA, OBOWIĄZKI, ROLE

Fundamentalne

  1. Zapewnienie wsparcia dla użytkowników CAD, tzw. pierwsza linia wsparcia / helpdesk wewnętrzny
  2. Tworzenie i zarządzanie szablonami dokumentacji projektowej
  3. Tworzenie i zarządzanie bibliotekami standardów
  4. Opracowanie, wdrożenie i monitorowanie metodologii nazewnictwa, numerowania, struktur projektów i katalogów
  5. Rozpoznawanie nowych funkcji i narzędzi dostarczanych z nowymi wersjami oprogramowania, opracowanie ich działania i przekazywanie informacji użytkownikom jeśli ma to zastosowanie w ich pracy.
  6. Przygotowanie i prowadzenie procesu aktualizacji oprogramowania
  7. Konfiguracja ustawień środowiska CAD tak by było optymalne i jednakowe dla wszystkich użytkowników w firmie
  8. Opracowanie założeń dla makr i dodatków dla środowiska CAD/PDM usprawniających pracę użytkowników oraz współpraca z dostawcą takich kastomizacji celem osiągnięcia jak największej wydajności pracy środowiska CAD/PDM
  9. Stały kontakt i wymiana informacji z dostawcą oprogramowania, egzekwowanie od dostawcy ustalonych działań i zobowiązań
  10. Poszukiwanie nowych rozwiązań programistycznych które mogą przynieść wymierne efekty w codziennej pracy konstruktorów, tj. poprawić jakość dokumentacji projektowej, zwiększyć wydajność pracy
  11. Zarządzanie sprzętem i oprogramowaniem CAD/PDM/CAE dla zespołu projektowego

Procesowe i operacyjne

  1. Opracowanie, wdrażanie i monitorowanie standardów i procedur projektowania CAD
  2. Opracowanie instrukcji i wskazówek dla zespołu konstruktorów w celu zapewnienia wiedzy operacyjnej i technicznej
  3. Identyfikowanie możliwości oraz rekomendacje dotyczące zwiększenia wydajności procesów i obiegów dokumentacji
  4. Opracowanie i wdrażanie najlepszych praktyk projektowania w systemach CAD
  5. Weryfikacja, czy tworzona, a następnie zatwierdzana, udostępniana na produkcję lub przekazywana klientom i kooperantom dokumentacja, jest zgodna z przyjętymi przez firmę standardami oraz wymaganiami klienta.
  6. Weryfikacja zgodności przyjętych standardów rysunkowych z aktualnymi normami i standaryzacją krajową, międzynarodową i branżową
  7. Współpraca z działem produkcji, archiwum, IT w celu usprawnienia wymiany informacji między tymi działami i innymi komórkami organizacyjnymi
  8. Identyfikacja możliwości, opracowanie modelu i rekomendacja integracji środowiska projektowego CAD+PDM z innymi systemami informatycznymi w przedsiębiorstwie

Kadrowe i interpersonalne

  1. Uczestniczenie w procesie rekrutacji, a następnie wdrażaniu użytkowników CAD
  2. Przygotowanie dla kandydatów do pracy testów z umiejętności posługiwania się wykorzystywanym w firmie oprogramowaniem CAD
  3. Współpraca z menadżerem / liderami zespołów w zakresie ustalania szkoleń, definiowania i rozwiązywania problemów, przekazywanie własnych spostrzeżeń
  4. Ocena użytkowników CAD pod kątem ich umiejętności technicznych, wydajności pracy w systemach CAD, produktywności
  5. Utrzymywanie pozytywnych relacji zawodowych zarówno z użytkownikami CAD jak i kadrą menadżerską
  6. Prowadzenie certyfikacji użytkowników CAD w celu ich mobilizacji do nauki i podnoszenia kwalifikacji

Idealny Administrator PDM, aby nie tylko wypełniać należycie swoje – opisane powyżej – zadania, ale też czuć się dobrze w swojej zawodowej roli powinien posiadać pewne niezbędne umiejętności interpersonalne oraz cechy osobowości. Z całą pewnością – jak w przypadku każdego stanowiska powiązanego z opieką nad szeroko pojętą dokumentacją, tak i tu podstawową cechą jest skrupulatność i systematyczność w działaniu. Natomiast, spektrum niezbędnych kompetencji „miękkich” jest szersze, na co wskazuje poniższa lista.

CECHY (charakteru / osobowości)

  1. Dociekliwość
  2. Systematyczność
  3. Elastyczność
  4. Dbałość o szczegóły (żeby nie używać określenia „pedantyzm”, które może mieć wydźwięk negatywny)
  5. Ciekawość
  6. Pracowitość
  7. Pewność siebie
  8. Samodzielność
  9. Komunikatywność
  10. Innowacyjność
  11. Pomysłowość
  12. Asertywność
  13. Kreatywność

Oczywiście bardzo ważne jest także wykształcenie oraz doświadczenie, które w należytym połączeniu tworzą niezbędną do pełnienia roli Administratora CAD/PDM wiedzę. Pierwsza z tych rzeczy tj. wykształcenie inżynierskie, daje pewne podstawy teoretyczne, takie jak znajomość podstaw konstrukcji, grafiki inżynierskiej, czy choćby zawodowej nomenklatury czy też – kolokwialnie pisząc – techniczny sposób rozumienia i postrzegania rzeczywistości, docelowych wyzwań zawodowych.

Doświadczenie jest niezbędne, aby właściwie rozumieć problematykę oraz specyfikę firm konstrukcyjnych czy też produkcyjnych. Przedsiębiorstwa wykorzystujące oprogramowanie CAD reprezentują bardzo szeroki zakres branż, które mogą istotnie różnić się wymaganiami stawianymi dla przygotowanej dokumentacji projektowej. Dlatego doświadczenie zdobyte w danej branży przez kandydata na Administratora CAD/PDM jest jego dodatkowym atutem. Gdybyśmy rozpatrywali kandydaturę na pozycję Administratora CAD/PDM w firmie reprezentującej typową branżę mechaniczną, to wymagania jakie powinna spełniać osoba aplikująca są następujące:

WYKSZTAŁCENIE, DOŚWIADCZENIE, WIEDZA

  1. Co najmniej inżynierskie mechaniczne
  2. Dopuszczalne wyższe wykształcenie informatyczne lub elektryczne
  3. Kilkuletnie doświadczenie jako konstruktor, najlepiej w firmie o zorganizowanej strukturze i posiadającej wdrożone standardy tworzenia dokumentacji projektowej
  4. Wskazane doświadczenie w więcej niż jednej firmie prowadzącej prace projektowe
  5. Wskazane doświadczenie w firmie produkcyjnej
  6. Wiedza z zakresu planowania i przygotowania produkcji oraz zarządzania produkcją
  7. Współudział lub prowadzenie procesu wdrożenia oprogramowania CAD / PDM / ERP w przedsiębiorstwie
  8. Znajomość, najlepiej kilku, programów CAD 2D i 3D
  9. Znajomość systemów klasy PDM/PLM
  10. Podstawowa umiejętność programowania, pisania makr
  11. Wiedza na temat sprzętu komputerowego oraz systemów operacyjnych Windows
  12. Wiedza na temat pozostałych systemów informatycznych wspierających działanie przedsiębiorstw, przede wszystkim systemu ERP

Ostatecznie, posiadana wiedza, wykształcenie oraz doświadczenie w połączeniu z cechami osobowości, muszą przełożyć się na realne umiejętności, które Administrator CAD/PDM będzie wykorzystywał realizując codzienne obowiązki zawodowe. Trzeba pamiętać, że jedną z podstawowych umiejętności Administratora CAD/PDM jest zdolność do uchwycenia procesów, jakie w danej firmie funkcjonują, oraz ich optymalizacja poprzez odpowiednie rekomendacje i wdrożenia systemów informatycznych, choćby takich jak PDM, SOLIDWORKS Manage, czy ERP. Wymaga to zarówno podejścia analitycznego, jak i doskonałych umiejętności komunikacyjnych.

UMIEJĘTNOŚCI

  1. Techniczne
  2. Analityczne
  3. Organizacyjne
  4. Pracy zespołowej
  5. Identyfikowania problemów
  6. Skutecznej komunikacji

Wymieniony powyżej zakres obowiązków, wskazane, cechy czy umiejętności, tworzą z Administratora CAD/PDM wizerunek pozycji bardzo wszechstronnej. Nie można jednak przyjąć, że stanowisko to zastąpi inne typowe pozycje w przedsiębiorstwach. Nawet jeśli na pierwszy rzut oka może wydawać się, że Administrator CAD/PDM zaspokoi także inne potrzeby przedsiębiorstwa, to jednoznacznie trzeba powiedzieć, że pewne zadnia nie powinny należeć do jego obowiązków.

CO NIE POWINNO NALEŻEĆ DO OBOWIĄZKÓW ADMINISTRATORA CAD

  1. Planowanie i organizacja pracy zespołu projektowego
  2. Zarządzanie budżetem projektów
  3. Identyfikacja zasobów, tworzenie harmonogramów
  4. Nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z klientami w celu wyjaśniania kluczowych kwestii związanych z realizowanymi projektami

Podsumowując, wyodrębnienie w organizacji i usankcjonowanie pozycji Administratora CAD uznać należy za kierunek słuszny, a w przypadku gdy nad przygotowaniem dokumentacji projektowej pracuje większa liczba pracowników, wręcz bezwzględnie konieczny.

Opracował: Adam BATOR  i Maciej ZACHAREWICZ | SOLIDEXPERT

Dowiedz się więcej:

,

SOLIDEXPERT