Koordynacja i zarządzanie pracą zespołów konstrukcyjnych w rozproszonych lokalizacjach na Platformie 3DEXPERIENCE

Jeszcze kilka lat temu pojęcie pracy zdalnej zwłaszcza w kontekście zespołów konstrukcyjnych tj. inżynierów odpowiedzialnych za projektowanie często skomplikowanych maszyn było rzadko stosowane. Wg raportu „Aspekty pracy zdalnej pracownika, pracodawcy i gospodarki” przygotowanego na zlecenie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości przez Instytut Analiz Rynku Pracy Sp. z o. o wynika, że przed pandemią niemal 60% pracowników miało co najwyżej obojętny stosunek do pracy zdalnej. W przypadku pracy zespołów konstrukcyjnych pracę zdalną czy ogólnie pracę w rozproszonych lokalizacjach utrudnia sama jej specyfika oraz typ danych wykorzystywanych przez inżynierów.

Przez ostatnie 10 lat w wielu firmach projektowych i produkcyjnych zostało wdrożone oprogramowanie klasy CAD 3D (ang. computer aided design). Rozwiązania tego typu pozwoliły na znaczenie przyspieszenie pracy inżyniera, redukcje błędów oraz walidacje projektów na wczesnym etapie konstrukcji. W porównaniu do pracy biurowej, programisty czy logistyka tworzenie projektów w oparciu o oprogramowanie CAD 3D jest inne ze względu na:

• Zapisywanie danych w plikach powiązanych relacyjnie ze sobą tj. poszczególne elementy projektów zapisanych w plikach części i złożeń są ze sobą linkowane,
• Kooperacji pomiędzy inżynierami tj. często na jednym projektem pracuje wielu inżynierów, a każdy z nich odpowiada za pewną cząstkę projektowanej maszyny. W takim przypadku zapisywanie plików w poszczególnych wersjach ma kluczowe znaczenie,
• Praca w oparciu o biblioteki danych, standardy projektowe tj. w celu efektywnej pracy firma powinna posiadać ustandaryzowane biblioteki danych,
• Szczegółowa ewidencja prac projektowych tj. historia zmian, wydań na dokumentacji na produkcje, zapisywanie dokumentacji okołoprojektowej.

Wyzwania firm w zakresie zarządzania dokumentacją CAD

W połowie marca 2020, kiedy praca zdalna musiała stać się koniecznością ze względu na wybuch pandemii, przedsiębiorcom przyszło mierzyć się z wieloma wyzwaniami. Nie było czasu na przygotowanie, a firmy musiały poradzić sobie w różny sposób. Cześć z nich była na taki scenariusz przygotowana odpowiednio wcześniej, inwestując w system do zarządzania dokumentacją CAD tj. PDM (ang. Product Data Management), cześć pracodawców zawiesiło działalność, a część kazała konstruktorom zabrać komputery do domu (co nie było niczym dziwnym) jednak każdy z pracowników pracował lokalnie, a efektami swojej pracy dzielił się najczęściej poprzez wiadomości e-mail lub chmurowe dyski. Innym rozwiązaniem była konfiguracja połącznia VPN (ang. virtual private network) do sieci firmowej. Wybuch pandemii zaakcentował znaczenie zarządzania dokumentacją CAD. Bez względu na to, czy dane firmy zapisują na dysku sieciowym, chmurowym czy lokalnym na komputerze użytkownika to bez odpowiedniego oprogramowania prędzej czy później pojawią się problemy prowadzące do nieplanowanych kosztów powstawania produktu. Będą to:

• wydłużony czas projektowania ze względu szukanie wcześniej przygotowanej dokumentacji przez inżyniera w nieuporządkowanym repozytorium danych,
• ponowne projektowanie tych samych elementów,
• ręczne przetwarzanie danych (eksport BOM do systemu ERP),
• błędy na wydziałach produkcyjnych ze względu na wadliwie przygotowaną dokumentację rysunkową,
• nadmiarowe zakupy materiałów,
• problemy w komunikacji na linii zespołów konstrukcyjnych, zakupowych oraz produkcji.

Po dwóch latach możesz stwierdzić, przecież problemu już nie ma, ponieważ wróciliśmy do biur i na czas publikacji tego artykułu nikt nie planuje znów masowej pracy zdalnej. Według wcześniej wspomnianego raportu pracownicy wskazują benefity pracy zdalnej takie jak: brak konieczności dojazdu do pracy, większa elastyczność w planowaniu aktywności, poprawa równowagi między życiem zawodowym i osobistym czy możliwy wzrost autonomii w pracy może powodować większe zaangażowanie pracownika w wykonywane przez niego obowiązki. Do tego dochodzą coraz większe oczekiwania inżynierów w zakresie podejmowanych współpracy. Już nie tylko wynagrodzenie zasadnicze ma znaczenie, ale również miejsce pracy, realny wpływ na projekt. Co ważne nie dotyczy do tylko takich zawodów jak programista, ale również inżynier konstruktor.

Biorąc pod uwagę powyższe, budując zespoły pracujące nad jednym projektem w rozproszonych lokalizacjach należy wziąć pod uwagę, iż taka praca wymaga dodatkowego zestawu kompetencji jak: wyznaczanie celów oraz ich egzekwowanie, pilnowanie standardów pracy i jakości, utrzymywanie komunikacji z zespołami.

ZADANIA, DANE, KOMUNIKACJA – systemowe podejście do pracy

Zadania – można byłoby rzecz, temat oczywisty, stosunkowo łatwy do zagospodarowania, ponieważ na rynku jest dostępnych wiele aplikacji pozwalających na organizacje pracy. Jednak patrząc na cały proces zarządzanie zadaniami bez powiązania ich z konkretnymi danymi to tylko częściowy sukces. Jedną z podstawowych funkcjonalności platformy 3DEXPERIENCE jest praca w oparciu o zadania! W odróżnieniu od typowych aplikacji do zarządzania zadaniami w tym przypadku są one powiązane z danymi projektowymi dzięki czemu inżynier już na etapie tworzenia zadania ma możliwość powiązania go z konkretnymi obiektami jak wspomniane wyżej części złożenia oraz rysunki. Oczywiście mogą być to również pliki zapisane w innych formatach jak PDF.

Co więcej, jeżeli zadania stanowią cześć projektu mogą być wizualizowane w formie wykresu Gantta, a menadżer projektu będzie miał szybki dostęp do danych projektowych. Środowisko 3DEXPERIENCE jest rozwiązaniem SaaS (ang. software as a service), stąd dostęp do danych jest zawsze bez względu na miejsce pracy oraz infrastrukturę IT firmy.

W ramach dostępnych funkcjonalności z obszaru zarządzania projektami użytkownik bez tracenia czasu na szukanie danych ma możliwość weryfikacji stanu realizacji projektów, co więcej stan realizacji konkretnych zadań jest bezpośrednio powiązany z realną pracą nad modelem czy rysunkami w aplikacji CAD. To olbrzymia zaleta, pozwalająca jednocześnie na pracę asynchroniczną, ponieważ projekt menadżer nie musi co jakiś czas odpytywać konstruktorów o postęp w pracy nad konstrukcją, a skupić się na realizacji swoich celów.

Bardzo ważnym obszarem w procesie budowania produktu jest obszar komunikacji. Często kluczowe informacje na temat projektu są przesyłane poprzez wiadomości email. Teoretycznie to pozwala na zapisywanie kluczowych ustaleń, jednak wymaga ciągłego wyszukiwania wiadomości i ich analizy. Ponadto, poczta elektroniczna nie jest bezpieczną metodą na przekazywanie poufnych informacji. Bardzo łatwo popełnić błąd załączając nieodpowiednią osobę. Środowisko 3DEXPERIENCE dostarcza szereg narzędzi pozwalających na sprawną komunikację w zespołach. Z jednej strony użytkownicy mają przestrzeń na ewidencjonowanie kluczowych etapów projektów, a z drugiej mogą tworzyć wewnętrzną bazę wiedzy. Takie podejście pozwala na szybki dostęp do danych bez względu na lokalizacje pracy, urządzenie czy system operacyjny. Jest to bardzo istotne, zwłaszcza gdy do projektu dołączają nowe osoby w trakcie jego realizacji.

Mówiąc o komunikacji, nie można zapomnieć o etapie rozwiązywania problemów czy wewnętrznych spotkań. Aplikacja Lean Team Player, która również jest osadzona w środowisku 3DEXPERIENCE umożliwia integracje i komunikacje w celu omawiania krytycznych problemów oraz ich sprawne rozwiązywanie. Zespoły mogą komunikować się fizycznie za pomocą ekranów dotykowych lub wirtualnie. Dzięki dedykowanemu interfejsowi menadżerowie mają możliwość planowania operacyjnego każdego dnia, a także przekazywania tych planów zespołom.

Obieg dokumentacji – „must have” zespołu konstrukcyjnego

Elektroniczny obieg dokumentacji to kluczowa funkcjonalność dla sprawnego działania zespołów projektowych. Nie tylko pozwala na określenie realnego stanu pracy na projektem, ale również dzięki prawidłowej implementacji zapewnia utrzymaniu porządku w dokumentacji konstrukcyjnej. Dlaczego?

1. Obieg dokumentacji powinien zawierać co najmniej kilka stanów dla konkretnego pliku. Może być to np.: projektowanie -> oczekiwanie na sprawdzenie -> zatwierdzenie/odrzucenie projektu -> wydane do produkcji (wersji minimalistycznej). Takie podejście pozwoli na sprawną ewidencję prac projektowych, a co za tym idzie redukcje błędów generowanych podczas prac projektowych.
2. Dokumentacja, która jest odpowiednio opisana np.: posiada unikatową numerację, a w przypadku zatwierdzenia również rewizję ułatwia procedurę serwisową produktu, ze względu na jednoznaczność wskazania elementu do wymiany i szybkiemu wyszukiwaniu dokumentacji.
3. Bezpieczeństwo danych – dokumentacja zatwierdzona nie powinna być dostępna do edycji, a jedynie do przeglądu. Korzystając z obiegu dokumentacji Administrator może kontrolować uprawnienia na danym etapie procesu.

Często wdrożenie systemu PLM kojarzone jest z procesem wymagającym co najmniej wielu tygodniu implementacji. Nie koniecznie tak musi być. Bazując na standardowych rozwiązaniach i adaptacji ich do organizacji, proces wdrożenia i szkoleń użytkownika może zająć 1 tydzień. Praca w rozporoszonych zespołach projektowych wymaga systemowego podejścia. Oczywiście można pominąć ten etap, jednak z perspektywy czasu będzie to kosztowna decyzja dla całej organizacji ze względu na skale przepalanych godzin na dyskusje, szukanie dokumentacji czy naprawianie błędów. Wdrożenie systemu klasy PLM jest tym prostsze im decyzja o wdrożeniu zostanie podjęta na wczesnym etapie budowania zespołów.

Chcesz dowiedzieć się więcej o platformie 3DEXPERIENCE? Zarejestruj się na WEBINAR, podczas którego pokażemy Ci jak krok po kroku poruszać się po platformie i jak zarządzać danymi w chmurze.

ZAPISZ SIĘ NA WEBINAR