Optymalizacja procesów biznesowych w firmach produkcyjnych z wykorzystaniem systemu ERP

Optymalizacja procesów biznesowych to nic innego jak działania zmierzające w kierunku osiągnięcia możliwie największej ich efektywności przy zachowaniu równowagi pomiędzy nakładem pracy włożonej a osiągniętymi korzyściami.

Optymalizacja procesów biznesowych to nic innego jak działania zmierzające w kierunku osiągnięcia możliwie największej ich efektywności przy zachowaniu równowagi pomiędzy nakładem pracy włożonej a osiągniętymi korzyściami.

Co to oznacza w praktyce?

Patrząc przez pryzmat działania systemów operacyjnych należy dążyć do tego aby każde pojawiające się zadanie, wchodzące w skład całego procesu, wykonane zostało przy możliwie najmniejszym zaangażowaniu zasobów, nie zakłócając przy tym realizacji innych zadań a co za tym idzie nie ograniczając ciągłości pracy całego systemu. Przenosząc się natomiast na grunt działalności przedsiębiorstwa konieczne jest właściwe zaplanowanie wykonania wszystkich zadań procesu w odpowiedniej kolejności efektywnie alokując dostępne zasoby i minimalizując koszty, a w kolejnym kroku realizacja zadań zgodnie z przyjętym planem. W przypadku przedsiębiorstwa optymalizacja jest w rzeczywistości bardzo trudnym zadaniem ze względu na zwykle dość znaczne rozproszenie zasobów oraz dużą zmienność czynników zewnętrznych, uniemożliwiających lub istotnie utrudniających realizację zadań zgodnie z przyjętym planem. Biorąc pod uwagę powyższe modelując procesy biznesowe koniecznie trzeba pamiętać o istnieniu tych ograniczeń i w miarę możliwości przewidywać ich występowanie oraz zaprogramować stosowne działania minimalizujące skutki ich wystąpienia. Takie działania są elementem tzw. standaryzacji procesów, czyli modelowania mapy procesu mającego na celu uczynienie go transparentnym, bardziej zrozumiałym i przewidywalnym. Choć standaryzacja zazwyczaj powoduje zwiększenie złożoności całego procesu i niejednokrotnie konieczność zaangażowania dodatkowych zasobów powinna być nieodłącznym elementem optymalizacji procesów biznesowych.

Co warto optymalizować?

Optymalizacji powinny podlegać procesy o istotnym znaczeniu i wpływie na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa, a szczególnie te, które w ocenie samej organizacji są nieefektywne lub problematyczne. Należy pamiętać o tym, że optymalizacja ma uzasadnienie tylko wtedy gdy korzyści z niej płynące są wymierne i ekonomicznie opłacalne. W każdej organizacji można się doszukać procesów działających w jakimś zakresie nieefektywnie, co nie oznacza, że firmy te potrzebują je optymalizować. Dodatkowo, trzeba pamiętać o tym, że niemożliwe jest zoptymalizowanie wszystkich procesów w tym samym czasie, gdyż niektóre procesy mogą być skorelowane z innymi i racjonalna ocena zasadności ich poprawy może w danym momencie być niemożliwa. Biorąc pod uwagę powyższe, planując całe przedsięwzięcie należy skrupulatnie zweryfikować wszystkie procesy a proces optymalizacji zaplanować „z umiarem”, być może stosując podejście „zwinne” (optymalizacja przyrostowa).

Dlaczego optymalizacja jest ważna?

Znaczenie optymalizacji jest kluczowe z punku widzenia efektywności całej organizacji i jej zdolności do wzrostu. Dobrze zamodelowane i poukładane procesy biznesowe powodują sprawne działanie przedsiębiorstwa, zwiększają jego stabilność i przewidywalność co z kolei jest niezbędnym czynnikiem warunkującym wzrost i rozwój działalności. Dodatkowo, jako kryterium obligatoryjne należy przyjąć efektywność kosztową działalności firmy.

Jaka jest rola systemu ERP w optymalizacji procesów biznesowych?

Dobrze wdrożony system ERP, wiernie odwzorowujący rzeczywiste procesy biznesowe zachodzące w przedsiębiorstwie stanowi kluczowy element całej organizacji. To odpowiednik systemu operacyjnego w systemach komputerowych, zapewniający sprawną komunikację i przepływ informacji niezbędnych do zachowania sprawności i ciągłości działania całej organizacji. System ERP to zestaw narzędzi umożliwiających kontrolowanie i sterowanie procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie, zgodnie z przyjętym modelem jego funkcjonowania. Biorąc pod uwagę powyższe system ERP nie jest narzędziem do optymalizacji procesów biznesowych, a oprogramowaniem wspomagającym optymalne funkcjonowanie organizacji. Niezależnie od tego optymalizacja procesów biznesowych często zbiega się w czasie z wdrożeniem systemu ERP, ponieważ zwykle odbywa się ona w ramach analizy przedwdrożeniowej mającej na celu właściwe zamodelowanie procesów biznesowych w przedsiębiorstwie z wykorzystaniem systemu ERP.

Podsumowanie

Podstawową ideą każdej działalności gospodarczej jest, albo przynajmniej powinien być, wzrost, tj. ciągły rozwój i zwiększanie jej potencjału, skali działania, zakresu oferowanych produktów/usług, zdobywania nowych rynków, itp. Według niektórych źródeł zasadniczym kryterium pozwalającym ocenić ogólną kondycję przedsiębiorstwa jest jego zdolność do dalszego wzrostu. Zdrowe przedsiębiorstwo to takie przedsiębiorstwo, które się rozwija, co nietrudno zauważyć patrząc na liderów, praktycznie w każdej branży gospodarki. Żyjemy w czasach dynamicznego wzrostu technologicznego i każde przedsiębiorstwo wcześniej czy później (oczywiście lepiej wcześniej niż później) musi zmierzyć się z nowymi wyzwaniami, takimi jak:

• Rozwój i ekspansja biznesu
• Wzrost konkurencyjności
• Cyfrowa rewolucja
• Przemysł 4.0.

Patrząc z tej perspektywy chciałbym, kończąc ten artykuł, postawić kilka ważnych dla każdej organizacji pytań, a w szczególności:

• Czy Twoja organizacja jest gotowa na pojawiające się nowe wyzwania?
• Czy „system operacyjny” Twojej organizacji jest w stanie sprostać nowym wymaganiom?
• Czy posiadasz odpowiednie narzędzia, które ułatwią Ci stawienie czoła nowym wyzwaniom?
• Czy wiesz jak poprawić efektywność Twojego biznesu?
• A może to właściwy moment żeby zacząć myśleć o zmianach?

Autor:

Andrzej KRAWIEC

Kierownik ds. wdrożeń ERP

,